1- Politique de confidentialité
En aucun cas, les données recueillies par Emploi et Partage ne seront cédées ou vendues à des tiers. Aucune adresse email ne sera transmise à des tiers y compris à nos partenaires sauf autorisation express des intéressés. Cela concerne les clients/utilisateurs des services de l’Association (nous parlerons de clients), mais également les salariés demandeurs d’emploi mis à disposition auprès des clients pour réaliser des missions (nous parlerons de salariés).
Globalement, les données collectées de la part des clients et salariés ne sont utilisées qu’à des fins réglementaires et
contractuelles :
- Pour les clients : devis, facture, attestation fiscale
- Pour les salariés : contrats de travail, bulletins de paie, médecine du travail, données demandées par les administrations concernées par l’emploi et l’Insertion par l’Activité Economique.
2- Responsable du traitement
Destinataire du contact : M. Le Directeur
➔Adresse postale : Emploi et Partage
41 rue J-Baptiste Charcot
11000 CARCASSONNE
➔Téléphone : 04 68 11 49 75
➔Messagerie électronique : direction.emploietpartage@orange.fr
3- Durée de conservation des données
a. Pour les clients
Dans tous les cas, nous ne conserverons que les données strictement nécessaires à la relation commerciale que nous
avons avec nos clients, dans le respect des durées « normales » de détention :
- Les données de prospection pour les clients sont supprimées au bout de 2 ans (N+2 suite au premier contact), s’il n’y a pas eu d’utilisation de services.
- Les données sur le client sont conservées et utilisées dans le respect de notre politique de confidentialité tant que le client a une relation active avec Emploi et Partage (relation commerciale, accord pour recevoir des informations techniques et commerciales). Si ces conditions ne sont plus présentes, les données du client seront détruites dans les 2 ans du dernier contact.
- Les factures sont conservées 10 ans.
b. Pour les salariés
Dans tous les cas, nous ne conserverons que les données strictement nécessaires à la relation d’employeur que nous avons avec nos salariés, dans le respect des durées « normales » de détention :
- Les demandes d’informations formulées par des demandeurs d’emploi ou personnes intéressées par nos activités, sont supprimées au bout de 2 ans (N+2 suite au premier contact), s’il n’y a pas eu d’inscription de la personne à nos services.
- Les données sont conservées et utilisées dans le respect de notre politique de confidentialité tant que le salarié a une relation active avec Emploi et Partage (présence de contrats de travail). Si ces conditions ne sont plus présentes, les données du salarié seront détruites dans les 2 ans du dernier contrat de travail.
- Les bulletins de salaire sont conservés de manière sécurisée sur une durée de 6 ans de plus que l’âge légal du départ à la retraite du salarié.
- 4- Qui accède à vos données – sécurisation des données
Emploi et Partage a mis en place auprès de ses salariés permanents une politique de gestion des accès aux données des clients et adhérents en fonction du poste occupé par chacun et des données nécessaires au bon déroulé des missions.
La politique d’Emploi et Partage est également de numériser un maximum de documents et de données, afin de les stocker sur des serveurs sécurisés par nos prestataires informatiques. Les documents de collecte sur papiers sont détruits après numérisation. Ceux qui doivent néanmoins être conservés sont stockés dans des armoires fermées interdites au public et
dans des lieux sécurisés.
5- Mise en relation d’un salarié avec un client
En tant qu’employeur du salarié, Emploi et Partage est seule habilitée à proposer une mission à un salarié ou à un client.
De ce fait, seule l’Association gère les données des salariés ou des clients.
6- Recueil du consentement
Emploi et Partage réalise 2 types de traitement de données :
1er cas : pour les données de contractualisation (devis, facture, attestation fiscale, contrat de travail, bulletin de salaire, ordre de mission …) : tant que le client ou le salarié est « actif », Emploi et Partage considère qu’il donne de fait son consentement pour le traitement et la conservation des données nécessaires à cette contractualisation.
2nd cas : pour les informations techniques et commerciales : courriel d’information, invitation à un évènement, le Fil Info (revue trimestrielle destinée aux salariés) etc. : Emploi et Partage a un traitement basé sur le consentement, qui permet à chacun de le retirer à tout moment. Ce consentement peut être réalisé par courrier ou messagerie électronique (voir §2 – responsable du traitement des données).
7- Vos droits
Conformément à la loi informatique et liberté et au règlement européen 2016/679 (RGPD) vous bénéficiez des droits suivant relatifs à vos données à caractère personnel :
- Droit d’accès
- Droit de rectification
- Droit d’effacement
- Droit à la limitation de ce traitement
- Droit d’opposition à ce traitement
- Droit à la portabilité de vos données
Afin de demander l’exercice de vos droits, vous pouvez nous contacter à l’adresse donnée au §2 (responsable du traitement des données).
Dans cette demande, merci de nous préciser vos nom, prénom, adresse email, société ainsi que la nature du ou des droits que vous souhaitez appliquer.
8-Autres garanties
Emploi et Partage s’engage à imposer à ses sous-traitants le même niveau de protection des données personnelles.
Emploi et Partage s’engage à mettre en place les diligences nécessaires pour vérifier l’application de sa politique de protection des données auprès de ses collaborateurs, par des actions d’informations, de vérification, et en mettant à jour au moins une fois par an ses procédures.
Nous mettons tout en œuvre pour le respect de la RGPD afin de garantir la sécurité et vos droits concernant vos données à caractère personnel. Néanmoins, dans l’éventualité où vous constateriez un manquement par rapport à cette réglementation, vous êtes en droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (http://www.cnil.fr).